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Gerencia Administrativa y Financiera

La Fundación no solo vela por el logro de resultados en sus Áreas Programáticas, sino también en un manejo transparente de sus fondos y una organización eficaz y eficiente. Solo mediante una Administración Financiera correcta y apropiada pudo honrar su crucial compromiso con sus financiadores.
En la Fundación existe un conjunto de normas que definen las reglas y procedimientos que se deben seguir para la toma de decisiones de asuntos institucionales, y que proveen la estructura a través de la cual los objetivos son establecidos, así como los mecanismos y la correcta supervisión del cumplimiento de los mismos.
El Área Administrativa y Financiera desempeña un papel muy importante, en referencia al manejo de los recursos provenientes de donaciones, y la administración y generación de recursos propios, dando estabilidad institucional para la ejecución de sus programas y proyectos, respondiendo de manera eficiente a través de rendiciones a los donantes, ya que la ayuda viene acompañada de una obligación de justificación y si está no se cumple no se obtendrían más fondos de esa fuente.
A lo anterior se debe añadir el buen control y cumplimiento de los pasivos fiscales por impuestos, por obligaciones sociales, etc.
Para alcanzar los objetivos trazados el Área de Administración y Finanzas tuvo que alcanzar una organización eficaz y eficiente, para ello realizó los máximos esfuerzos para contar con Recursos Humanos Calificados y Cualificados; Desarrollo Sistemas Computacionales Administrativos y Financieros, Elaboró Normas, Procedimientos y Reglamentos, además de definir Políticas que le permitieron lograr una exitosa conjunción de lo Humano, con lo Tecnológico, sobre la base de lo Normativo.

COMPONENTES ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS:

Administración de Recursos Humanos
Objetivo
:
Administrar los Recursos Humanos de manera Eficiente y Pertinente en aplicación de Normas, Políticas y Reglamentos que generé compromiso y competitividad con equidad de género e interculturalidad para el logro de los objetivos de la Fundación.
Políticas:
La Fundación definió estrategias para contar con personal Calificado y Cualificado que responda a los retos con compromiso y competitividad.
Se Implementaron Nuevas Políticas en la Administración de los Recursos Humanos incluyendo temas de Género e Interculturalidad.
Acciones:
Disponibilidad de Reglamentos y Procedimientos, que permiten una eficiente Administración de los Recursos Humanos. Capacitación del personal y disponibilidad de herramientas tecnológicas para un eficaz desempeño de sus labores.
Se desarrollan encuentros donde se pone énfasis en los temas de Inducción, Responsabilidad, Género, Medio Ambiente, Interculturalidad.
En relación al personal del área administrativa y financiera, se desarrollaron seminarios-taller de evaluación anual, se propició la participación en talleres externos, talleres de transferencia y capacitación en sistemas informáticos.
En el tema laboral en apego a las normas vigentes el funcionario conoce sus derechos y los ejerce, goza de todas las prerrogativas que le confiere las normas.
Se dispone de un sistema computacional de Gestión de Recursos Humanos “Helena”.
Se dispone del Reglamento Interno de Trabajo (RIT).

Administración de Recursos Económicos y Financieros

Objetivo:
Administrar de manera transparente, eficiente y oportuna los recursos materiales, económicos y financieros de la Fundación, aplicando Políticas de Medio Ambiente.
Políticas:
Para lograr una eficiente administración de los recursos económicos y financieros se elaboraron y se implementaron procesos y procedimientos administrativo – financieros y para su modernización se automatizaron, a través del desarrollo de Sistemas financieros y los Sistemas de Control de los Bienes adquiridos para la fundación y para las Ofertas e Implementaciones.
Acciones:
Para aplicar las Políticas definidas en pos de una Administración eficiente de los recursos, se dispone de reglamentos Internos para todos los procesos: Planificación, elaboración del Presupuesto, Contrataciones, Manejo de Fondos, entre Otros.
Se desarrollaron sistemas informáticos de Contabilidad Integrada, Administración de Almacenes y Activos Fijos.
Se implementaron Normas Contables adecuadas para Instituciones Sin Fines de Lucro, bajo las normas FASB.

Gestión del Conocimiento e Información

Políticas:
Es relevante en la Fundación poder contar con información financiera confiable y oportuna, gracias a la cual el directorio, la Gerencia y los Coordinadores de los Programas y proyectos puedan tomar las decisiones que lleven al logro de los objetivos propuestos.
Por ello se han definido políticas, como la elaboración de Reglamentos y Procedimientos para todos los sistemas que maneja la Fundación. La elaboración de estos reglamentos se encargó a la firma PriceWaterhouse Coopers, además se definió modernizar los sistemas computacionales de contabilidad, almacenes y activos. Todo ello para lograr que la información sea confiable, a través de la exactitud de los registros, la presentación adecuada de las transacciones y saldos de cuentas de balance y resultados, la aplicación apropiada de las normas contables, sobre la base de disposiciones internacionales como las Normas FASB.
Información oportuna, para la Fundación significa que la Gerencia General y el Directorio reciban en tiempo prudencial para su análisis y aprobación los informes financieros. Los atrasos no permiten a la gerencia o Directiva cumplir en forma adecuada sus responsabilidades, puede poner en riesgo el futuro de la Fundación y asimismo afecta su imagen ante sus principales donantes y benefactores.
Acciones:
Sobre la base de las políticas, la fundación elaboró reglamentos y procedimientos, logró la modernización de sus sistemas generadores de información, como el Contable, el de Almacenes, el de Activos, el de Personal y el de Planificación. Capacitó al personal involucrado, le dotó de instrumentos y definió normas y reglamentos, que le permitieron efectivizar su desempeño y obtener información útil, verificable, relevante y oportuna.

Fortalecimiento, Seguimiento y Control

Políticas:
En la Fundación entre las principales responsabilidades, destaca la efectiva evaluación de los controles internos, estos controles sirven para asegurarse y garantizar la capacidad para evitar pérdidas ocasionadas por fraudes o errores al procesar o registrar las transacciones que resulten en información financiera incorrecta.
Para ello la Fundación se apoya en la Gerencia Administrativa y Financiera para asegurar de que los riesgos hayan sido identificados y documentados y de que se establezcan las medidas de control.
Bajo las premisas señaladas la Fundación ha ido desarrollando y modernizando sus sistemas de control interno, seguimiento y evaluación, para ello ha elaborado mecanismos, reglamentos que permitan el logro de los objetivos trazados.
Acciones:
Para lograr una eficiente gestión disminuyendo los riesgos en la Fundación se establecieron políticas y normas para la administración y gestión tecnológica, a través de un área específica, quien se encargará de proponer, autorizar y supervisar la ejecución de medidas de seguridad.
En relación a los sistemas de gestión, el de adquisiciones, manejo y disposición de materiales y activos, el manejo del efectivo y otros procesos se han fortalecido incorporando controles, herramientas de seguimiento, para dar mayor seguridad y disminuir los riesgos. Por ejemplo, se realizan cierres cuatrimestrales; Análisis de consistencia de la Información presupuestaria, contable y de tesorería; Análisis de coherencia entre la información contable, de registro de los activos y del manejo de los materiales.
En el manejo de los recursos humanos, se ha implementado el sistema de Gestión de Recursos Humanos “Helena”, capaz de controlar la generación de Planillas para la determinación de remuneraciones, obligaciones fiscales y laborales, gestión de vacaciones, licencias, file digital y de asistencia con registro biométrico.

SISTEMAS MECÁNICOS CON LOS QUE DISPONE LA FUNDACIÓN

A continuación, se hace una breve descripción de los sistemas Administrativo – Financieros con lo que cuenta la Fundación:

SISTEMA DE PLANIFICACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION – ALEJANDRO

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OBJETIVO
Permitir realizar la planificación, el seguimiento y la evaluación y generar información institucional y programática del cumplimiento de objetivos, metas, para optimizar la gestión técnica, administrativa y financiera.
CARACTERISTICAS

  • Permite realizar: la Planificación Estratégica (PEI), la Planificación Multianual (POMA) y la Planificación Operativa Anual (POA)
  • Genera información de Planificación por componentes, líneas de acción, actividades y por financiadores.
  • Genera información de costos (presupuesto) en los niveles estratégicos y operativos.
  • Dispone de memorias de cálculo que respaldan los costos presupuestados por actividad
  • Clasifica la Planificación en actividades de INVERSIÓN y en actividades de operación y presenta los gastos clasificados en corrientes e inversión.
  • Registra la Planificación por responsables, cronograma de ejecución y lugares de intervención.
  • El módulo de seguimiento a la ejecución de actividades, controla y compara fechas de planificación y ejecución, almacena informes y respaldos, de las actividades planificadas y ejecutadas.
  • Se vincula automáticamente a la Contabilidad, proveyendo a este sistema la estructura presupuestaria y el presupuesto formulado.
  • Informa la ejecución física y recoge la información financiera del sistema Aurelio.

SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA – AURELIO: NUCLEO

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Registrar transacciones patrimoniales, presupuestarias u de Flujo de Efectivo para proveer información relevante, oportuna, confiable, verificable y útil para la toma de decisiones de la gestión Administrativa y Financiera.
CARACTERISTICAS

  • Sistema Integrado de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería
  • Satisface necesidades de control y pago de operaciones financieras, obligaciones fiscales (impuestos y retenciones) y sociales (aportes patronales, laborales, beneficios).
  • Satisface requerimientos normativos del país y de los financiadores internacionales
  • Permite el manejo de múltiples contabilidades, que se consolidan y generan información institucional
  • Se vincula automáticamente a la Planificación recogiendo la estructura de las actividades y el costo de cada una de ellas.
  • Informa la ejecución financiera para ser comparada con la ejecución física, anual y multianual.
  • Genera reportes de:

      o Estados Financieros
      o Estados Financieros formato FASB
      o Ejecución Presupuestaria por Unidad, Programa, Proyecto, Por organismos Financiador, regional, entre otros
      o Estados de Flujo de Efectivo
      o Mayores Contables, presupuestarios
      o Libros IVA

SISTEMA DE GESTION DE ACTIVOS FIJOS

fautapo-activos-fijosOBJETIVO
Realizar una correcta administración y control de los Activos Fijos de la Institución para lograr una eficiente gestión administrativa de los mismos.CARACTERISTICAS

  • Genera información por regional, proyecto, financiador, localización y responsables. Clasifica y presenta características específicas de los Activos Fijos.
  • Simplifica el inventario físico de los activos, a través de lectores de barras y etiquetado.
  • Diferencia los activos de acuerdo a su restricción en observancia a normas FASB
  • Genera información de depreciación del ejercicio, depreciación acumulada, actualizaciones, para la contabilización en el sistema Aurelio núcleo

SISTEMA DE GESTION DE ALMACENES

fautapo-almacenesOBJETIVO
Llevar un control físico y valorado del movimiento diario de materiales y suministros de una institución.

CARACTERISTICAS

  • Genera información clasificada de ingresos, salidas y stock de los materiales y suministros
  • Permite el manejo de almacenes relacionados con las unidades contables
  • La estructura de los clasificadores de materiales y suministros responde a la clasificación presupuestaria, lo que permite la contabilización automática de salidas e ingresos.
  • Genera información de depreciación del ejercicio, depreciación acumulada, actualizaciones, para la contabilización en el sistema Aurelio núcleo.

SISTEMA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS

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Administrar los recursos humanos de la Fundación, para el control de pago de planillas, obligaciones patronales y laborales, Control de asistencia, licencias y Gestión de vacaciones.

CARACTERISTICAS

  • Dar cumplimiento a normativas en relación a la gestión del empleo, como ser: Ingreso, permanencia y retiro del personal.
  • Registro y disposición de información personal, competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículo, entre otros, del personal de planta.
  • Dar cumplimiento al régimen salarial de conformidad a normas vigentes. Retribuciones, aportes a la seguridad social, retroactivos, retenciones impositivas, beneficios sociales e indemnizaciones.
  • Dar cumplimiento a la generación de planillas salariales, impositivas destinadas a la Fundación y a los entes normativos (Min. Trabajo)
  • Dar cumplimiento a la gestión de vacaciones, asistencia, licencias y sanciones

OTROS SISTEMAS

Sistema WAIKA – Jovenes Bachilleres Realizar seguimiento al registro de Jóvenes Bachilleres beneficiados con la Formación Técnica
Control de Transferencias – OCTAVIO Realizar un eficiente control de las transferencias de activos y suministros a las carreras técnicas
Sistema envío masivo de mensajes – SEM
Sistema de información de empleabilidad – EUDOXIA
Sistema de Correspondencia
Banco de Proveedores

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